3 Conseils pour créer vos Contrats d’Entretien

secrétaire au bureau et contrat d'entretien
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Gestion des contrats d'entretien : 3 conseils pour votre entreprise du BTP

Réactivité et transparence : les clés de la satisfaction client

Que vous soyez artisan, commerçant, ou de tout autre corps de métier, le suivi client est essentiel pour votre entreprise. Il passe notamment par la connaissance et la gestion des attentes et des besoins de votre clientèle. Cette partie de votre activité répond à différents objectifs : la fidélisation, la personnalisation de votre offre, et la satisfaction du client. Si la création d’une relation durable avec vos clients est une de vos priorités, KIBATI vous donne aujourd’hui plusieurs possibilités en terme de suivi clientèle : l’aperçu des équipements client, la gestion des contrats d’entretien, et la consultation des historiques d’intervention.

Qu'est-ce qu'un contrat d'entretien ? 🤔

Que ce soit pour une chaudière, un conduit de fumée, ou pour tout autre équipement, un contrat d’entretien permet de simplifier les démarches en termes d’entretien et de dépannage. Cela fidélise votre clientèle, qui s’engage à faire entretenir son équipement par votre équipe pour une période donnée. Cela est souvent plus économique et avantageux pour celle-ci (rapidité d’intervention, prise en charge des frais de déplacement, etc.). La plupart du temps, ce contrat prévoit une visite d’entretien annuelle et une garantie d’intervention en cas de panne de l’installation.

Pour voir comment créer un contrat d’entretien depuis KIBATI, un tutoriel vidéo est disponible sur notre site web, ainsi que sur notre chaîne Youtube.

1. Connaître l'équipement de votre client

Equipement client pour un bon suivi client

Le premier conseil que nous pourrions vous donner est de correctement renseigner les équipements de vos clients dans votre base de données client. Lorsque vous accédez à une de vos fiches client dans KIBATI, l’onglet « Équipements » vous permet d’ajouter la ou les installations de votre client. Le formulaire d’ajout vous sert à remplir les différentes informations qui lui sont liées : nom, marque, type, catégorie, énergie, puissance, numéro de série, date de mise en service, contact avec la platefrome technique et observations. Ajoutez-y ensuite une ou plusieurs photos afin de compléter la fiche de l’équipement.

Cette étape peut être réalisée depuis la partie web ou la partie mobile du logiciel. Si besoin, un tutoriel vidéo détaillé est disponible sur notre site web, ainsi que sur notre chaîne Youtube. Votre base de données client sera plus complète et vous permettra d’anticiper les attentes et les besoins de votre clientèle.

Lors de la création de votre contrat d’entretien dans KIBATI, la liste des équipements du client apparaîtra, vous aurez simplement à sélectionner l’installation concernée.

2. Préciser la ou les prestations de service

Dans un second temps, nous allons parler de la configuration de vos prestations de service. Afin de gagner du temps lors de la création du contrat d’entretien, il est préférable que vos différentes prestations aient été paramétrées en amont. Lorsque vous accédez à vos paramètres dans KIBATI, l’onglet « Prestations de service » vous permet d’ajouter vos différentes offres. Dans le formulaire d’ajout, vous pourrez notamment renseigner une description, la durée de la prestation, le prix, le taux de TVA et la référence de gestion.

Cette manipulation faite, vous n’aurez plus qu’à sélectionner l’offre concernée lors de la création d’une intervention, ou d’un contrat d’entretien.

Prestation de service dépannage chaudière

3. Automatiser la gestion des contrats d'entretien

Automatiser le suivi de la clientèle

Lorsque vous créez un contrat d’entretien depuis une fiche client dans KIBATI, il est nécessaire d’indiquer plusieurs informations : équipement, prestation de service, fréquence et date de début de contrat.

Vous avez la possibilité de cocher une case nommée « À relancer ». Si, lors de la création du contrat, celle-ci est cochée, le logiciel va automatiquement créer une intervention dédiée au contrat d’entretien et correspondant à la date de début de contrat. Vous la retrouverez dans l’onglet « Mes contrats / visites d’entretien » de la page d’accueil et serez libre de la planifier.

KIBATI vous fait gagner du temps en créant automatiquement les interventions liées. 4 semaines (paramétrable) avant l’échéance, celles-ci apparaîtront dans l’onglet « Mes contrats / visites d’entretien » de la page d’accueil. Beaucoup d’entreprises ayant une activité SAV sont contraintes d’effectuer cette tâche manuellement en notant et en rappelant le client. Aujourd’hui, notre logiciel vous propose de le faire à votre place.

Tutoriel vidéo :
Comment créer un contrat d'entretien ?

Libérez vos équipes des tâches administratives grâce à KIBATI, la solution de mobilité innovante pour les métiers du dépannage et de l’entretien.

1 minute 1 fonctionnalité KIBATI (nouvelle série vidéo)

chaine youtube agilitic

Tutoriels :
1 minute, 1 fonctionnalité KIBATI

Agilitic sort une nouvelle série de vidéo :
1 minute, 1 fonctionnalité KIBATI

En janvier 2019, nous avons lancé une série de vidéo appelée : « 1 minute, 1 fonctionnalité KIBATI ».  Chacune des vidéos dure 1 minute et vous présente l’interface de KIBATI, de la prise en main et de l’utilisation de l’application.

Vous pouvez consulter ces tutoriels vidéos sur mobile, ou sur votre ordinateur, à tout moment. Ils sont disponibles sur notre chaîne Youtube, dans la playlist 1 minute 1 fonctionnalité KIBATI​, dans notre foire aux questions et sur notre blog.

Pour choisir le thème d’un épisode, nous sélectionnons les dernières grandes nouveautés, suite à une mise à jour de l’application, ou bien les fonctionnalités de base.

N’hésitez pas à nous envoyer vos idées ou vos envies de sujets. Ils pourront faire l’objet d’une des prochaines vidéos de la série.

1 minute, 1 fonctionnalité KIBATI

Bande annonce et sortie d’une nouvelle série sur la chaîne Youtube d’Agilitic : 1 minute, 1 fonctionnalité KIBATI.

Comment créer une intervention de dépannage sur KIBATI mobile ? Entrez un client, un dépannage, et tout cela depuis votre smartphone !

Comment ajouter un équipement client sur KIBATI mobile ? Sauvegarder les données des clients partout, et à tout moment.

Comment créer un rapport d’intervention sur KIBATI mobile ? Ne perdez plus de temps à écrire toutes les informations sur le terrain.

Comment envoyer une facture par e-mail sur KIBATI mobile ? Le client reçoit directement sa facture et peut régler l’intervention.

Comment optimiser l’activité de mes dépanneurs grâce à KIBATI web ? Découvrez l’agenda global des dépannages et ses fonctionnalités.

Comment consulter l’historique client sur KIBATI mobile ? Toutes les interventions, pièces détachées et factures, sur la même interface.

Un suivi client plus attentif grâce à la création de contrats d’entretien sur KIBATI web. Liés aux équipements et aux prestations de service…

Comment planifier une visite d’entretien sur KIBATI mobile ? Le nouveau panneau latéral pour la gestion des contrats d’entretien.

Libérez vos équipes des tâches administratives grâce à KIBATI, la solution de mobilité innovante pour les métiers du dépannage et de l’entretien.

KIBATI : gagnez en réactivité (Mise à jour Octobre 2018)

Logiciel de planification d’interventions
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KIBATI : gagnez en réactivité (Mise à jour Octobre 2018)

KIBATI évolue et vous informe de ses nouvelles fonctionnalités

KIBATI est une solution connectée de facturation automatique, accessible à partir d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’une tablette, et destinée aux entreprises ayant une activité d’entretien ou de dépannage. Cette application web et mobile vous permet d’optimiser les aspects organisationnels et financiers de votre entreprise.

Chez Agilitic, nous sommes en permanence à l’écoute de vos attentes pour faire évoluer KIBATI. Au quotidien, nous travaillons afin d’adapter au mieux cette solution  de gestion SAV à votre métier. Nous vous présentons aujourd’hui sa dernière mise à jour.

La fiche client : plus complète et plus précise

Fiche client

Avec sa mise à jour, KIBATI vous permet d’affiner vos fiches client en différenciant les particuliers des entreprises. Pour un particulier, il est possible de préciser son statut de locataire ou de propriétaire. Vous pouvez par la suite consulter la liste des locataires d’un propriétaire. Grâce à toutes ces informations, vous améliorez votre suivi client et fidélisez votre clientèle.

L’agenda : mon véritable outil de planification

Nous avons amélioré le planning global afin de vous permettre d’en faire votre outil de planification à part entière. D’ici, vous pouvez gérer et configurer l’ensemble de vos rendez-vous et interventions SAV. KIBATI vous aide à optimiser le planning de vos techniciens en vous offrant une vue globale sur leur activité. En 1 clic, vous pouvez désormais reporter un rendez-vous dans le temps ou l’affilier à un autre dépanneur.

En véritable outil de planification, l’agenda vous permet de créer une intervention après avoir choisi le dépanneur intéressé. De la même façon, vous pouvez tout à fait créer un rendez-vous et l’associer à une intervention existante, tout cela en s’appuyant sur votre fichier client.

En consultant les détails d’une intervention depuis votre agenda, vous pouvez directement y modifier la date de rendez-vous, l’adresse d’intervention, le client concerné, le type d’intervention et son descriptif.

Impression du planning

Pour des questions d’efficacité et de praticité, la dernière page consultée de l’agenda est automatiquement sauvegardée. C’est donc sur celle-ci que vous retomberez lorsque vous rouvrirez votre planning. La couleur des rendez-vous terminés sera estompée afin de mieux distinguer les interventions terminées de celles à réaliser. Vous bénéficiez également d’une redirection automatique vers le prochain rendez-vous planifié d’une intervention, lorsque vous désirez en planifier un nouveau.

Le rapport d’intervention : signé et validé par le client

Signature du rapport d'intervention

Ici, nous avons l’une des principales fonctionnalités de KIBATI. Le rapport d’intervention améliore la relation de confiance avec les clients et contient l’historique des actions effectuées. Il est indispensable pour la facturation d’une intervention. Dans ce document, vous rentrez l’ensemble des informations qui désignent votre intervention : main d’oeuvre ou forfait, déplacement et pièces détachées.

Après saisies, il peut dorénavant être signé sur place par le client sur un smartphone ou une tablette, et être exporté en PDF tel quel. En cas d’absence du client, le technicien ou le responsable au bureau peut lui-même valider le rapport. Ce sont cette signature ou cette validation qui lui permettront d’être basculé vers Sage I7 (anciennement Batigest), EBP ou Codial.

Vous avez la possibilité d’imprimer ou d’envoyer un rapport d’intervention par mail depuis l’application.

La facturation : l’image positive de mon entreprise

La facture est pour vous un moyen de vous faire payer par vos clients, mais aussi un moyen de transmettre une image positive de votre entreprise et de votre travail. Dès maintenant, vous avez la possibilité d’appliquer une remise lors de l’édition d’une facture PROFORMA réalisée avec KIBATI.

L’automatisation de KIBATI, de la conception du rapport d’intervention , jusqu’à la bascule de la facture vers Sage i7, vous épargne le temps de ressaisie des factures et vous permet de réduire vos délais de paiement.

Impression et envoi par e-mail du rapport d'intervention

L’historique client : rigueur et prévoyance

Historique client
KIBATI vous permet d’être attentif dans le cadre de votre suivi client, afin de diagnostiquer d’éventuelles défaillances, et ainsi offrir un meilleur service.
 
Vous avez la possibilité de visualiser l’historique d’intervention de vos clients, et cela depuis sa fiche client ou depuis les détails d’une intervention dans l’agenda. Vous y trouvez : les dates des derniers rendez-vous et interventions, l’état de facturation, les rapports d’interventions et les factures, ainsi que le détail des pièces détachées changées ou installées chez le client.

Autres

Vous pouvez créer un compte directement depuis la page d’accueil de l’application.

Une journée de dépannage et d’entretien efficace et réussie dépend en grande partie de votre outil de gestion des interventions. Notre logiciel innovant qui évolue au rythme de vos besoins, de vos attentes et de vos demandes est capable de vous fournir toutes les données nécessaires pour gagner en réactivité et en précision. KIBATI devient une aide indispensable, tant pour vos techniciens, que dans le cadre de la planification de votre activité.

Libérez vos équipes des tâches administratives grâce à KIBATI, la solution de mobilité innovante pour les métiers du dépannage et de l’entretien.