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Gestion des contrats d'entretien : 3 conseils pour votre entreprise du BTP

Réactivité et transparence : les clés de la satisfaction client

Que vous soyez artisan, commerçant, ou de tout autre corps de métier, le suivi client est essentiel pour votre entreprise. Il passe notamment par la connaissance et la gestion des attentes et des besoins de votre clientèle. Cette partie de votre activité répond à différents objectifs : la fidélisation, la personnalisation de votre offre, et la satisfaction du client. Si la création d’une relation durable avec vos clients est une de vos priorités, KIBATI vous donne aujourd’hui plusieurs possibilités en terme de suivi clientèle : l’aperçu des équipements client, la gestion des contrats d’entretien, et la consultation des historiques d’intervention.

Qu'est-ce qu'un contrat d'entretien ? 🤔

Que ce soit pour une chaudière, un conduit de fumée, ou pour tout autre équipement, un contrat d’entretien permet de simplifier les démarches en termes d’entretien et de dépannage. Cela fidélise votre clientèle, qui s’engage à faire entretenir son équipement par votre équipe pour une période donnée. Cela est souvent plus économique et avantageux pour celle-ci (rapidité d’intervention, prise en charge des frais de déplacement, etc.). La plupart du temps, ce contrat prévoit une visite d’entretien annuelle et une garantie d’intervention en cas de panne de l’installation.

Pour voir comment créer un contrat d’entretien depuis KIBATI, un tutoriel vidéo est disponible sur notre site web, ainsi que sur notre chaîne Youtube.

1. Connaître l'équipement de votre client

Equipement client pour un bon suivi client

Le premier conseil que nous pourrions vous donner est de correctement renseigner les équipements de vos clients dans votre base de données client. Lorsque vous accédez à une de vos fiches client dans KIBATI, l’onglet « Équipements » vous permet d’ajouter la ou les installations de votre client. Le formulaire d’ajout vous sert à remplir les différentes informations qui lui sont liées : nom, marque, type, catégorie, énergie, puissance, numéro de série, date de mise en service, contact avec la platefrome technique et observations. Ajoutez-y ensuite une ou plusieurs photos afin de compléter la fiche de l’équipement.

Cette étape peut être réalisée depuis la partie web ou la partie mobile du logiciel. Si besoin, un tutoriel vidéo détaillé est disponible sur notre site web, ainsi que sur notre chaîne Youtube. Votre base de données client sera plus complète et vous permettra d’anticiper les attentes et les besoins de votre clientèle.

Lors de la création de votre contrat d’entretien dans KIBATI, la liste des équipements du client apparaîtra, vous aurez simplement à sélectionner l’installation concernée.

2. Préciser la ou les prestations de service

Dans un second temps, nous allons parler de la configuration de vos prestations de service. Afin de gagner du temps lors de la création du contrat d’entretien, il est préférable que vos différentes prestations aient été paramétrées en amont. Lorsque vous accédez à vos paramètres dans KIBATI, l’onglet « Prestations de service » vous permet d’ajouter vos différentes offres. Dans le formulaire d’ajout, vous pourrez notamment renseigner une description, la durée de la prestation, le prix, le taux de TVA et la référence de gestion.

Cette manipulation faite, vous n’aurez plus qu’à sélectionner l’offre concernée lors de la création d’une intervention, ou d’un contrat d’entretien.

Prestation de service dépannage chaudière

3. Automatiser la gestion des contrats d'entretien

Automatiser le suivi de la clientèle

Lorsque vous créez un contrat d’entretien depuis une fiche client dans KIBATI, il est nécessaire d’indiquer plusieurs informations : équipement, prestation de service, fréquence et date de début de contrat.

Vous avez la possibilité de cocher une case nommée « À relancer ». Si, lors de la création du contrat, celle-ci est cochée, le logiciel va automatiquement créer une intervention dédiée au contrat d’entretien et correspondant à la date de début de contrat. Vous la retrouverez dans l’onglet « Mes contrats / visites d’entretien » de la page d’accueil et serez libre de la planifier.

KIBATI vous fait gagner du temps en créant automatiquement les interventions liées. 4 semaines (paramétrable) avant l’échéance, celles-ci apparaîtront dans l’onglet « Mes contrats / visites d’entretien » de la page d’accueil. Beaucoup d’entreprises ayant une activité SAV sont contraintes d’effectuer cette tâche manuellement en notant et en rappelant le client. Aujourd’hui, notre logiciel vous propose de le faire à votre place.

Tutoriel vidéo :
Comment créer un contrat d'entretien ?

Libérez vos équipes des tâches administratives grâce à KIBATI, la solution de mobilité innovante pour les métiers du dépannage et de l’entretien.